أهمية الاتصال والتغذية العكسية في إدارة الأداء
الاتصال:
تظهر أهمية عملية الاتصال من حيث أنها الوسيلة التي من خلالها يستطيع المدير والمرؤوس الاتفاق على التوقعات المطلوبة للأداء دون تباعد وجهات النظر, وهذا التباعد إن تم فإنه قد يؤدي إلى علاقة إدارية غير مساعدة للأداء الجيد في العمل. وبشكل أو بآخر يجب أن يتمتع المدير ببعض المهارات العالية التي تمكنه من تفعيل عملية الاتصال بينه وبين المرؤوسين من أجل وضع الأهداف والاتفاق على معايير الأداء التي تضمن بطريقة أو بأخرى توجيه المرؤوس نحو العمل الجاد الذي من خلاله سوف يحقق أهداف المنظمة.
وتلعب مهارات الاتصال دوراً هاماً من حيث:
التخطيط الزمني والمكاني للهدف
تنظيم العملية في جلسات خاصة, وأثناء العمل مما يتيح للموظف وللمشرف الاستماع والاتصال والحصول على التغذية العكسية المناسبة التي تساعد كلاً منهم على تفهم وإدراك ما يريده الطرف الآخر.
التوجيه الدائم من المشرف إلى المرؤوسين باستخدام الأساليب المناسبة التي تحقق النتائج المطلوبة أو المرغوبة بهدف التقويم الدائم للأداء للوصول إلى الأداء المطلوب.
التقييم الدوري للأداء بهدف الوصول إلى نتائج محددة لمدى صلاحية الفرد أو الوظيفة, أو مدى القصور في الأداء وتحديد الاحتياجات التدريبية المطلوبة. كما أن التقييم يمثل أساساً لعمليات الترقية والمكافآت والحوافز وشغل الوظائف العليا.
التغذية العكسية:
والمقصود بها إظهار الفرد لرد فعله على ما يقوله أو يفعله فرد آخر, ويكون ذلك في صورة تعليق بالكلمات أو بالوجه أو بحركة الجسم أو بنظرات العين.
ولكن يبدو إعطاء التغذية العكسية الصحيحة والسليمة ليست عملية سهلة أو بسيطة, وتعتبر عملاً يحتاج إلى مهارة وقدرة مميزة. لكنها تبقى مسئولية هامة على المديرين القيام بها وهي إمداد العاملين عن كيفية رؤيتهم للأداء الذي يقومون به لأنها تعتبر عملية هامة تساعد في:
تشجيع الفرد الذي لم يحدد لنفسه أهدافاً
التقييم المستمر للأهداف التي حددها الشخص نفسه, وتحقيق مستوى مناسب من الالتزام لتحقيق هذه الأهداف.
تشكل عاملاً مهماً ومحفزاً على تحقيق الأهداف.
توضح بدقة نقاط الضعف في الأداء.
تساعد الأفراد وتدفعهم إلى وضع أهداف أكبر بمجرد تحقيقهم للهدف السابق.
تشعر المرؤوسين بمدى اهتمام المشرف بهم. وذلك ليس لأنهم مرؤوسين ولكن لشخصيتهم المتميزة.
وفي أغلب الأحيان يمكن قبول الفرد ببساطة للتغذية العكسية لأنها تشبع ما يريدون سماعه عن أدائهم وعن إدراكهم الحقيقي لأنفسهم. وذلك في حالة ما إذا كانت هذه التغذية إيجابية.
ومن جانب آخر فإن التغذية العكسية السلبية تقابل دائماً بالمقاومة في بادئ الأمر وبصفة خاصة إذا كان مصدرها غير موثوق به وإذا كانت غير موضوعية.
والتغذية العكسية السليمة بصفة عامة يجب أن تكون متضمنة العناصر التالية:
أن تصف العمل أو السلوك (الأداء)
التعريف بالأمر الواقع ومدى تأثيره على الفرد.
توضح نتائج أو عواقب السلوك سواء كان أو مازال.
الأمور الواجب توافرها في التغذية العكسية
التركيز على سلوك معين:
تحتاج التغذية العكسية إلى التخصيص أكثر من التعميم, وإلى الوضوح أكثر من الغموض. ويعني ذلك ضرورة شرح الأسباب الكامنة وراء نقد سلوك الآخرين أو تشجيعهم.
إتباع الأسلوب الوصفي أكثر من الأسلوب الحكمي:
وله أهمية بالغة, فلكي يكون الشخص الذي يصدر التغذية العكسية موضوعياً, وعليه أن يصف السلوك ونتائجه بدلاً من إصدار حكم سريع على السلوك بأنه سيء أو جيد.
اختيار الوقت المناسب:
كلما كانت التغذية العكسية مباشرة أو تالية للفعل, كانت النتائج أفضل, ولكن على الفرد الذي يصدر هذه التغذية أن يتجنب إصدارها إذا كانت حالة المستقبل النفسية غير مناسبة.
الاتصال:
تظهر أهمية عملية الاتصال من حيث أنها الوسيلة التي من خلالها يستطيع المدير والمرؤوس الاتفاق على التوقعات المطلوبة للأداء دون تباعد وجهات النظر, وهذا التباعد إن تم فإنه قد يؤدي إلى علاقة إدارية غير مساعدة للأداء الجيد في العمل. وبشكل أو بآخر يجب أن يتمتع المدير ببعض المهارات العالية التي تمكنه من تفعيل عملية الاتصال بينه وبين المرؤوسين من أجل وضع الأهداف والاتفاق على معايير الأداء التي تضمن بطريقة أو بأخرى توجيه المرؤوس نحو العمل الجاد الذي من خلاله سوف يحقق أهداف المنظمة.
وتلعب مهارات الاتصال دوراً هاماً من حيث:
التخطيط الزمني والمكاني للهدف
تنظيم العملية في جلسات خاصة, وأثناء العمل مما يتيح للموظف وللمشرف الاستماع والاتصال والحصول على التغذية العكسية المناسبة التي تساعد كلاً منهم على تفهم وإدراك ما يريده الطرف الآخر.
التوجيه الدائم من المشرف إلى المرؤوسين باستخدام الأساليب المناسبة التي تحقق النتائج المطلوبة أو المرغوبة بهدف التقويم الدائم للأداء للوصول إلى الأداء المطلوب.
التقييم الدوري للأداء بهدف الوصول إلى نتائج محددة لمدى صلاحية الفرد أو الوظيفة, أو مدى القصور في الأداء وتحديد الاحتياجات التدريبية المطلوبة. كما أن التقييم يمثل أساساً لعمليات الترقية والمكافآت والحوافز وشغل الوظائف العليا.
التغذية العكسية:
والمقصود بها إظهار الفرد لرد فعله على ما يقوله أو يفعله فرد آخر, ويكون ذلك في صورة تعليق بالكلمات أو بالوجه أو بحركة الجسم أو بنظرات العين.
ولكن يبدو إعطاء التغذية العكسية الصحيحة والسليمة ليست عملية سهلة أو بسيطة, وتعتبر عملاً يحتاج إلى مهارة وقدرة مميزة. لكنها تبقى مسئولية هامة على المديرين القيام بها وهي إمداد العاملين عن كيفية رؤيتهم للأداء الذي يقومون به لأنها تعتبر عملية هامة تساعد في:
تشجيع الفرد الذي لم يحدد لنفسه أهدافاً
التقييم المستمر للأهداف التي حددها الشخص نفسه, وتحقيق مستوى مناسب من الالتزام لتحقيق هذه الأهداف.
تشكل عاملاً مهماً ومحفزاً على تحقيق الأهداف.
توضح بدقة نقاط الضعف في الأداء.
تساعد الأفراد وتدفعهم إلى وضع أهداف أكبر بمجرد تحقيقهم للهدف السابق.
تشعر المرؤوسين بمدى اهتمام المشرف بهم. وذلك ليس لأنهم مرؤوسين ولكن لشخصيتهم المتميزة.
وفي أغلب الأحيان يمكن قبول الفرد ببساطة للتغذية العكسية لأنها تشبع ما يريدون سماعه عن أدائهم وعن إدراكهم الحقيقي لأنفسهم. وذلك في حالة ما إذا كانت هذه التغذية إيجابية.
ومن جانب آخر فإن التغذية العكسية السلبية تقابل دائماً بالمقاومة في بادئ الأمر وبصفة خاصة إذا كان مصدرها غير موثوق به وإذا كانت غير موضوعية.
والتغذية العكسية السليمة بصفة عامة يجب أن تكون متضمنة العناصر التالية:
أن تصف العمل أو السلوك (الأداء)
التعريف بالأمر الواقع ومدى تأثيره على الفرد.
توضح نتائج أو عواقب السلوك سواء كان أو مازال.
الأمور الواجب توافرها في التغذية العكسية
التركيز على سلوك معين:
تحتاج التغذية العكسية إلى التخصيص أكثر من التعميم, وإلى الوضوح أكثر من الغموض. ويعني ذلك ضرورة شرح الأسباب الكامنة وراء نقد سلوك الآخرين أو تشجيعهم.
إتباع الأسلوب الوصفي أكثر من الأسلوب الحكمي:
وله أهمية بالغة, فلكي يكون الشخص الذي يصدر التغذية العكسية موضوعياً, وعليه أن يصف السلوك ونتائجه بدلاً من إصدار حكم سريع على السلوك بأنه سيء أو جيد.
اختيار الوقت المناسب:
كلما كانت التغذية العكسية مباشرة أو تالية للفعل, كانت النتائج أفضل, ولكن على الفرد الذي يصدر هذه التغذية أن يتجنب إصدارها إذا كانت حالة المستقبل النفسية غير مناسبة.
